Testing Ground Conference

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających stronę internetową wydarzenia Testing Ground Conference, zapisujących się na konferencję, kontaktujących się z Organizatorem, a także uczestników, prelegentów, partnerów i innych osób zaangażowanych w organizację wydarzenia.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Quality Island Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, NIP: 5273002880, adres e-mail: kontakt@qualityisland.pl.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@qualityisland.pl.

2. Kogo dotyczy niniejsza polityka

Polityka dotyczy w szczególności:

  • osób zapisujących się na Testing Ground Conference,
  • uczestników wydarzenia,
  • prelegentów,
  • partnerów, sponsorów i wystawców,
  • osób kontaktujących się z Organizatorem,
  • osób odwiedzających stronę internetową konferencji,
  • osób zapisujących się do newslettera lub innych komunikatów dotyczących wydarzenia.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od celu kontaktu lub udziału w wydarzeniu możemy przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • nazwę firmy i stanowisko,
  • dane do faktury,
  • dane podane w formularzu rejestracyjnym,
  • dane dotyczące zamówionego biletu lub pakietu uczestnictwa,
  • dane korespondencyjne,
  • dane dotyczące uczestnictwa w wydarzeniu,
  • wizerunek utrwalony podczas wydarzenia w formie zdjęć lub nagrań,
  • dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w tym adres IP, dane o urządzeniu, pliki cookies i podobne technologie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

a) organizacja i realizacja udziału w konferencji
w tym rejestracja, obsługa zgłoszenia, potwierdzenie uczestnictwa, kontakt organizacyjny, obsługa płatności, wystawienie dokumentów księgowych, przekazanie informacji praktycznych związanych z wydarzeniem
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem

b) realizacja obowiązków prawnych Administratora
w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych oraz związanych z rozpatrywaniem reklamacji i przechowywaniem dokumentacji
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO

c) prowadzenie komunikacji związanej z wydarzeniem
w tym odpowiedzi na wiadomości, pytania, prośby o ofertę, kwestie organizacyjne i obsługę zgłoszeń
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej komunikacji

d) dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO

e) działania marketingowe dotyczące wydarzenia, kolejnych edycji, usług lub inicjatyw Administratora
jeżeli wyraziłeś odrębną zgodę albo gdy komunikacja odbywa się na podstawie prawnie dopuszczalnych zasad
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zależności od formy komunikacji i zakresu relacji

f) dokumentowanie przebiegu wydarzenia oraz promocja konferencji i działalności Administratora
w tym publikacja relacji, zdjęć i materiałów video z wydarzenia
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu i promocji wydarzenia

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do:

  • zapisania się na konferencję,
  • zakupu biletu,
  • otrzymania faktury,
  • udziału w wydarzeniu,
  • uzyskania odpowiedzi na wiadomość,
  • otrzymania informacji organizacyjnych.

Brak podania danych może uniemożliwić obsługę zgłoszenia albo udział w wydarzeniu.

6. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:

  • dostawcom systemów rejestracyjnych i IT,
  • operatorom płatności,
  • podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne,
  • podmiotom wspierającym obsługę organizacyjną konferencji,
  • podmiotom świadczącym usługi mailingowe, hostingowe i analityczne,
  • podwykonawcom realizującym relację foto lub video z wydarzenia.

Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, a następnie:

  • przez okres wymagany przepisami prawa – w przypadku dokumentów księgowych i rozliczeniowych,
  • przez okres przedawnienia roszczeń – w przypadku danych związanych z umową lub reklamacjami,
  • do czasu wycofania zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
  • przez okres uzasadniony potrzebą dokumentowania i promocji wydarzenia – w przypadku materiałów fotograficznych i video, o ile ich dalsze wykorzystywanie jest zgodne z przepisami prawa.

8. Twoje prawa

Masz prawo do:

  • dostępu do swoich danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

9. Wizerunek i relacje z wydarzenia

W trakcie Testing Ground Conference mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania audio i video dokumentujące przebieg wydarzenia. Materiały te mogą być wykorzystywane przez Administratora w celach:

  • informacyjnych,
  • promocyjnych,
  • marketingowych,
  • archiwalnych,
  • relacyjnych.

Materiały te mogą być publikowane w szczególności na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, materiałach promocyjnych oraz komunikacji dotyczącej konferencji i kolejnych edycji wydarzenia.

Jeżeli wizerunek danej osoby stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, wydarzenie publiczne lub relacja z konferencji, jego wykorzystanie może następować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Jeżeli masz szczególne zastrzeżenia dotyczące wykorzystania Twojego wizerunku, skontaktuj się z Administratorem przed wydarzeniem lub niezwłocznie po jego zakończeniu.

10. Newsletter i komunikacja marketingowa

Jeżeli zapiszesz się do newslettera lub wyrazisz zgodę na otrzymywanie informacji handlowych, Twoje dane będą przetwarzane w celu przesyłania informacji o:

  • konferencji,
  • kolejnych edycjach wydarzenia,
  • biletach i zapisach,
  • programie,
  • partnerach,
  • innych wydarzeniach, szkoleniach lub usługach związanych z działalnością Administratora.

W każdej chwili możesz zrezygnować z takiej komunikacji, klikając link rezygnacji w wiadomości albo kontaktując się z Administratorem.

11. Pliki cookies i dane techniczne

Strona internetowa Testing Ground Conference może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania strony,
  • analizy ruchu,
  • poprawy wygody korzystania z serwisu,
  • prowadzenia działań statystycznych i marketingowych.

Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies mogą zostać opisane w odrębnej polityce cookies lub w banerze cookies wyświetlanym przy pierwszej wizycie na stronie.

12. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli w związku z korzystaniem z narzędzi informatycznych lub marketingowych dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO, w szczególności w oparciu o standardowe klauzule umowne lub inne legalne mechanizmy transferu danych.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Co do zasady Twoje dane nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływające.

14. Zmiany polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności, jeżeli będzie to konieczne z uwagi na:

potrzebę doprecyzowania zapisów.

zmianę przepisów prawa,

zmianę sposobu działania strony lub systemu rejestracji,

zmianę modelu organizacji wydarzenia,