§ 1. Definicje
Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
1) Organizatorze – należy przez to rozumieć Quality Island Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, NIP: 5273002880;
2) Konferencji – należy przez to rozumieć wydarzenie branżowe pod nazwą „Testing Ground Conference 2026”, organizowane przez Organizatora w dniach 5–6 października 2026 r. w Warszawie;
3) Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin;
4) Uczestniku – należy przez to rozumieć osobę fizyczną lub przedstawiciela osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, która skutecznie dokonała rejestracji na Konferencję;
5) Prelegencie – należy przez to rozumieć osobę zaproszoną przez Organizatora do wygłoszenia prelekcji, przeprowadzenia warsztatu, panelu lub innej formy wystąpienia;
6) Partnerze – należy przez to rozumieć podmiot współpracujący z Organizatorem przy organizacji Konferencji, w szczególności sponsora, patrona lub wystawcę;
7) Bilecie – należy przez to rozumieć dokument elektroniczny lub potwierdzenie elektroniczne uprawniające do udziału w Konferencji w zakresie odpowiadającym wybranemu pakietowi uczestnictwa;
8) Serwisie rejestracyjnym – należy przez to rozumieć stronę internetową Konferencji, formularz rejestracyjny lub inny system teleinformatyczny wskazany przez Organizatora do obsługi zgłoszeń i sprzedaży Biletów;
9) Warsztatach – należy przez to rozumieć zajęcia praktyczne organizowane w ramach Konferencji, jeżeli zostały przewidziane w programie wydarzenia;
10) Materiałach konferencyjnych – należy przez to rozumieć wszelkie prezentacje, opracowania, nagrania, grafiki, dokumenty, pliki i inne treści udostępniane Uczestnikom przez Organizatora lub Prelegentów;
11) Nagraniach – należy przez to rozumieć fotografie, nagrania audio, video oraz transmisje utrwalające przebieg Konferencji;
12) Siła wyższa – należy przez to rozumieć zdarzenie zewnętrzne, nadzwyczajne, niemożliwe do przewidzenia i niezależne od Organizatora, któremu nie można było zapobiec mimo zachowania należytej staranności.
§ 2. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady udziału w Konferencji, prawa i obowiązki Organizatora, Uczestników, Prelegentów oraz Partnerów.
2. Konferencja odbywa się w dniach 5–6 października 2026 r. w Airport Hotel Okęcie, ul. Komitetu Obrony Robotników 24, 02-148 Warszawa.
3. Konferencja ma charakter edukacyjny, branżowy i networkingowy oraz służy wymianie wiedzy i doświadczeń w obszarze jakości oprogramowania, testowania, automatyzacji, cyberbezpieczeństwa, dostępności cyfrowej, procesów QA oraz zagadnień pokrewnych.
4. Szczegółowy program Konferencji, agenda, lista Prelegentów, opis pakietów uczestnictwa oraz informacje organizacyjne publikowane są przez Organizatora w Serwisie rejestracyjnym lub na oficjalnej stronie Konferencji.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu Konferencji, kolejności wystąpień, Prelegentów, godzin poszczególnych punktów programu oraz miejsca organizacji Konferencji, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami organizacyjnymi, technicznymi, bezpieczeństwa albo działaniem siły wyższej.
6. Zmiany, o których mowa w ust. 5, nie stanowią podstawy do roszczeń wobec Organizatora, o ile Konferencja odbędzie się zgodnie z jej zasadniczym celem i charakterem.
7. Organizator może publikować informacje dotyczące Konferencji również za pośrednictwem swoich kanałów komunikacji, w szczególności strony internetowej oraz mediów społecznościowych.
§ 3. Organizator i dane kontaktowe
1. Organizatorem Konferencji jest Quality Island Sp. z o.o., ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, NIP: 5273002880.
2. Kontakt w sprawach ogólnych związanych z Konferencją, w szczególności zapisów, rejestracji, obsługi uczestników i spraw organizacyjnych, odbywa się za pośrednictwem adresu e-mail: kontakt@testingground.pl.
3. Organizator może wskazać dodatkowe osoby kontaktowe lub kanały kontaktu na stronie Konferencji.
§ 4. Warunki uczestnictwa i rejestracja
1. Udział w Konferencji wymaga: 1) dokonania rejestracji za pośrednictwem Serwisu rejestracyjnego albo w inny sposób dopuszczony przez Organizatora; 2) akceptacji Regulaminu; 3) dokonania płatności – jeżeli udział w Konferencji jest odpłatny.
2. Udział w Konferencji może być: 1) odpłatny – na podstawie zakupionego Biletu; 2) bezpłatny – w przypadku zaproszenia, kodu dostępu, udziału Prelegenta, Partnera, przedstawiciela mediów lub innej osoby dopuszczonej przez Organizatora.
3. Liczba miejsc na Konferencji jest ograniczona. O przyjęciu decyduje kolejność prawidłowo opłaconych zgłoszeń albo decyzja Organizatora w przypadku uczestnictwa bezpłatnego.
4. Organizator może wprowadzać różne rodzaje Biletów, pakietów cenowych, kodów rabatowych i kodów dostępu, a także określać odrębne uprawnienia przypisane do poszczególnych wariantów uczestnictwa.
5. Po skutecznej rejestracji i dokonaniu płatności Organizator przesyła Uczestnikowi potwierdzenie udziału lub Bilet drogą elektroniczną.
6. Brak dokonania płatności w terminie wskazanym przez Organizatora może skutkować anulowaniem rejestracji.
7. Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszenia albo anulować udział, jeżeli: 1) formularz został wypełniony nieprawidłowo; 2) podane dane są nieprawdziwe lub niepełne; 3) Uczestnik naruszył wcześniej Regulamin lub zasady bezpieczeństwa podczas wydarzeń Organizatora; 4) wymagają tego względy bezpieczeństwa lub organizacyjne.
8. Bilet uprawnia do udziału wyłącznie osobę, której dane zostały wskazane podczas rejestracji, chyba że Organizator dopuści formalną zmianę uczestnika.
§ 5. Model biletów i zasady płatności
1. Organizator oferuje bilety w wariantach publikowanych każdorazowo w Serwisie rejestracyjnym.
2. W ramach Konferencji mogą być oferowane w szczególności bilety obejmujące udział standardowy oraz bilety PREMIUM.
3. Zakres świadczeń przypisanych do danego rodzaju Biletu określany jest każdorazowo w opisie oferty publikowanej przez Organizatora.
4. Ceny Biletów są podawane w Serwisie rejestracyjnym. O ile wyraźnie nie wskazano inaczej, ceny podawane są jako ceny netto i zostaną powiększone o należny podatek VAT.
5. Płatność może być realizowana w sposób wskazany przez Organizatora, w szczególności przelewem tradycyjnym, płatnością elektroniczną lub za pośrednictwem operatora płatności.
6. Dokument sprzedaży wystawiany jest na podstawie danych podanych przez kupującego w formularzu rejestracyjnym.
7. W przypadku wyboru płatności przelewem termin płatności wynosi co do zasady 7 dni, chyba że Organizator wskaże inny termin w potwierdzeniu zamówienia albo na fakturze pro forma.
8. Brak zapłaty w terminie może skutkować anulowaniem zgłoszenia.
§ 6. Zakres świadczeń Organizatora
1. W ramach udziału w Konferencji Uczestnik otrzymuje świadczenia zgodne z zakresem wybranego Biletu.
2. Organizator może zapewnić w szczególności: 1) wstęp na prelekcje; 2) udział w warsztatach, jeżeli dany wariant Biletu to przewiduje; 3) dostęp do materiałów konferencyjnych; 4) możliwość udziału w strefach networkingowych; 5) inne świadczenia opisane w ofercie danego wariantu Biletu.
3. Wydarzenie może przewidywać m.in. prelekcje, warsztaty, strefę wystawców i partnerów technologicznych, funkcje smart-networkingu, strefę HR & Career Advisory oraz elementy networkingowe, w tym kolację i imprezę integracyjną – w zakresie określonym przez Organizatora.
4. Organizator nie zapewnia noclegów ani dojazdu, chyba że wyraźnie wskazano inaczej w opisie oferty.
§ 7. Zasady udziału w Konferencji
1. Uczestnicy, Prelegenci i Partnerzy są zobowiązani do: 1) przestrzegania Regulaminu; 2) stosowania się do poleceń Organizatora, obsługi Konferencji, ochrony oraz służb porządkowych; 3) zachowywania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób; 4) przestrzegania przepisów przeciwpożarowych, BHP oraz regulaminów obiektu, w którym odbywa się Konferencja.
2. Organizator może wymagać okazania Biletu, potwierdzenia rejestracji, identyfikatora albo dokumentu tożsamości w celu weryfikacji uprawnień do udziału.
3. Jeżeli Konferencja obejmuje Warsztaty, udział w Warsztatach może wymagać odrębnego wyboru podczas rejestracji. Liczba miejsc na Warsztaty może być ograniczona.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczenia stref dostępnych wyłącznie dla określonych kategorii uczestników.
§ 8. Ograniczenia i zakazy
1. Na terenie Konferencji zabrania się: 1) zakłócania przebiegu Konferencji; 2) spożywania alkoholu lub środków odurzających poza miejscami i przypadkami dopuszczonymi przez Organizatora lub obiekt; 3) palenia tytoniu oraz papierosów elektronicznych poza miejscami do tego przeznaczonymi; 4) wnoszenia broni, materiałów wybuchowych, substancji niebezpiecznych, łatwopalnych oraz innych przedmiotów mogących stanowić zagrożenie; 5) prowadzenia działań agresywnych, obraźliwych, dyskryminujących, nękających albo naruszających dobra osobiste innych osób; 6) prowadzenia bez zgody Organizatora działalności handlowej, promocyjnej, akwizycyjnej, rekrutacyjnej, agitacyjnej lub zbiórek; 7) samowolnego umieszczania materiałów reklamowych, banerów, roll-upów, ulotek i oznaczeń; 8) rejestrowania całości przebiegu Konferencji w celach komercyjnych bez uprzedniej zgody Organizatora; 9) podejmowania działań sprzecznych z prawem lub dobrymi obyczajami.
2. Organizator może odmówić wstępu lub nakazać opuszczenie terenu Konferencji osobie, która narusza Regulamin, zasady bezpieczeństwa lub przepisy prawa.
3. W przypadku usunięcia z Konferencji z przyczyn leżących po stronie Uczestnika opłata za udział nie podlega zwrotowi.
§ 9. Wizerunek i nagrania
1. Konferencja może być fotografowana, filmowana, transmitowana lub w inny sposób rejestrowana przez Organizatora lub podmioty działające na jego zlecenie.
2. Uczestnik, biorąc udział w Konferencji, przyjmuje do wiadomości, że jego wizerunek, głos i wypowiedzi mogą zostać utrwalone w ramach Nagrań.
3. Nagrania mogą być wykorzystywane przez Organizatora do celów dokumentacyjnych, informacyjnych, promocyjnych, archiwalnych i marketingowych związanych z Konferencją lub działalnością Organizatora.
4. Nagrania mogą być rozpowszechniane w szczególności na stronie internetowej Organizatora, stronie Konferencji, w mediach społecznościowych, materiałach promocyjnych, publikacjach i materiałach podsumowujących wydarzenie.
5. Jeżeli wizerunek danej osoby stanowi jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, impreza publiczna lub relacja z wydarzenia, jego rozpowszechnianie może następować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
6. Prelegent wyraża zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie swojego wystąpienia, wizerunku, głosu oraz prezentowanych treści w zakresie związanym z organizacją, promocją, relacją i archiwizacją Konferencji, chyba że odrębna umowa stanowi inaczej.
§ 10. Materiały konferencyjne i prawa autorskie
1. Wszelkie prawa do Konferencji, jej nazwy, identyfikacji wizualnej, materiałów organizacyjnych oraz Materiałów konferencyjnych udostępnianych przez Organizatora przysługują Organizatorowi lub uprawnionym podmiotom trzecim.
2. Uczestnik jest uprawniony do korzystania z Materiałów konferencyjnych wyłącznie na własny użytek, w celach informacyjnych i edukacyjnych, chyba że Organizator lub uprawniony podmiot wyraźnie postanowi inaczej.
3. Zabronione jest kopiowanie, utrwalanie, rozpowszechnianie, sprzedaż, udostępnianie publiczne lub wykorzystywanie Materiałów konferencyjnych w celach komercyjnych bez uprzedniej zgody uprawnionego.
4. Prelegent, przekazując Organizatorowi prezentację, materiały warsztatowe lub inne treści, oświadcza, że przysługują mu prawa niezbędne do ich wykorzystania zgodnie z celem Konferencji.
5. Jeżeli strony nie postanowią inaczej w odrębnej umowie, Prelegent udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na wykorzystanie przekazanych materiałów oraz nagrania wystąpienia w zakresie związanym z organizacją, promocją, relacją i archiwizacją Konferencji.
§ 11. Dane osobowe
1. Administratorem danych osobowych Uczestników, Prelegentów i Partnerów jest Quality Island Sp. z o.o., ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, NIP: 5273002880.
2. Dane osobowe są przetwarzane w szczególności w celu: 1) przeprowadzenia rejestracji i organizacji udziału w Konferencji; 2) realizacji umowy; 3) obsługi płatności i rozliczeń; 4) kontaktu organizacyjnego; 5) rozpatrywania reklamacji; 6) dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; 7) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze; 8) prowadzenia działań marketingowych – wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej zgody.
3. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest: 1) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy o udział w Konferencji; 2) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, w szczególności podatkowych i rachunkowych; 3) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora, obejmującego kontakt organizacyjny, dochodzenie roszczeń, obronę przed roszczeniami, dokumentowanie przebiegu wydarzenia i działania informacyjne związane z Konferencją; 4) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie objętym odrębną zgodą, w szczególności marketingową.
4. Odbiorcami danych mogą być podmioty wspierające Organizatora w obsłudze Konferencji, w szczególności dostawcy usług IT, księgowych, płatniczych, prawnych, marketingowych, podmioty świadczące usługi rejestracji uczestników oraz partnerzy techniczni i organizacyjni – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po tym czasie przez okres wymagany przepisami prawa lub do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
6. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda.
7. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rejestracji i udziału w Konferencji.
9. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Organizatorem pod adresem: kontakt@testingground.pl lub kontakt@qualityisland.pl.
Informacja RODO w skrócie: administratorem danych jest Quality Island Sp. z o.o. Dane są przetwarzane przede wszystkim w celu obsługi rejestracji, realizacji umowy, rozliczeń, kontaktu organizacyjnego oraz rozpatrywania reklamacji. Szczegółowa klauzula informacyjna może być dodatkowo udostępniona w formularzu rejestracyjnym.
§ 12. Reklamacje
1. Uczestnik, Prelegent lub Partner może złożyć reklamację dotyczącą Konferencji lub procesu rejestracji.
2. Reklamacja może zostać złożona: 1) drogą elektroniczną na adres: kontakt@testingground.pl; 2) pisemnie na adres siedziby Organizatora.
3. Reklamacja powinna zawierać co najmniej: 1) dane identyfikujące osobę składającą reklamację; 2) opis zastrzeżeń; 3) żądanie osoby składającej reklamację.
4. Organizator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.
5. Odpowiedź na reklamację przekazywana jest w tej samej formie, w jakiej reklamacja została złożona, chyba że osoba składająca reklamację wskaże inną preferowaną formę kontaktu.
§ 13. Rezygnacja z udziału, odstąpienie i zwroty
1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres kontakt@testingground.pl.
2. W przypadku rezygnacji zgłoszonej nie później niż na 30 dni przed rozpoczęciem Konferencji Organizator zwraca 100% uiszczonej opłaty za Bilet.
3. W przypadku rezygnacji zgłoszonej od 29 do 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji Organizator zwraca 50% uiszczonej opłaty za Bilet.
4. W przypadku rezygnacji zgłoszonej na mniej niż 14 dni przed rozpoczęciem Konferencji opłata za Bilet nie podlega zwrotowi.
5. Zamiast rezygnacji Uczestnik może, za zgodą Organizatora, najpóźniej do 3 dni roboczych przed rozpoczęciem Konferencji wskazać inną osobę, która weźmie udział w wydarzeniu w jego miejsce.
6. Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają uprawnień konsumentów wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
7. Jeżeli zakup Biletu następuje przez konsumenta na odległość, a zgodnie z obowiązującymi przepisami prawo odstąpienia od umowy nie przysługuje z uwagi na świadczenie usług związanych z wydarzeniem odbywającym się w oznaczonym dniu lub okresie, informacja taka jest przekazywana Uczestnikowi najpóźniej w toku składania zamówienia.
§ 14. Odwołanie lub zmiana formuły Konferencji
1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji, zmiany terminu, miejsca lub formuły jej przeprowadzenia, w szczególności na formułę online lub hybrydową, jeżeli będzie to konieczne z przyczyn organizacyjnych, technicznych, bezpieczeństwa, prawnych lub z powodu działania siły wyższej.
2. W przypadku odwołania Konferencji przez Organizatora Uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty za niewykorzystany Bilet.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za koszty pośrednie poniesione przez Uczestników, w szczególności koszty transportu, noclegu, utraconych korzyści lub koszty rezerwacji usług podmiotów trzecich, chyba że obowiązek taki wynika bezwzględnie z przepisów prawa.
§ 15. Odpowiedzialność
1. Organizator odpowiada za organizację Konferencji z należytą starannością.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za: 1) rzeczy zgubione, pozostawione, skradzione lub zniszczone przez osoby trzecie; 2) szkody wynikające z podania przez Uczestnika nieprawdziwych lub niepełnych danych; 3) zakłócenia wynikające z działania siły wyższej; 4) przerwy lub utrudnienia niezawinione przez Organizatora.
3. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie na terenie obiektu, w mieniu Organizatora, obiektu, Partnerów lub innych uczestników.
4. Ograniczenia odpowiedzialności nie wyłączają odpowiedzialności Organizatora w zakresie, w jakim wyłączenie takie byłoby niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
§ 16. Postanowienia końcowe
1. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed dokonaniem rejestracji, w sposób umożliwiający jego pobranie, utrwalenie i odtworzenie.
2. Regulamin stanowi integralną część umowy zawieranej pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem, Prelegentem albo Partnerem w zakresie udziału w Konferencji.
3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
4. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w razie: 1) zmiany przepisów prawa; 2) zmiany sposobu organizacji Konferencji; 3) konieczności doprecyzowania postanowień Regulaminu.
6. Zmiany Regulaminu nie mogą naruszać praw nabytych osób, które dokonały już zakupu Biletu lub skutecznej rejestracji, chyba że zmiana wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
7. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie Konferencji.